Qual a frequência ideal de reuniões de acompanhamento para o bom desenvolvimento e desempenho dos colaboradores?

Embora não haja um único “número mágico” para a frequência das reuniões de acompanhamento do desenvolvimento e desempenho dos colaboradores de uma empresa, descrevemos aqui algumas sugestões, baseadas no tamanho da empresa e nas práticas recomendadas por várias fontes especializadas e na nossa experiência.

É importante ter em mente, que ao final, cada gestor de pessoas deverá adequar a frequência as necessidades da sua empresa, para que seja possível realmente acompanhar o desempenho e o desenvolvimento de cada colaborador de maneira eficiente e engajadora, com base as metas e objetivos da empresa e pessoais.

Reuniões entre Gerentes

Acompanhar e alimentar os mapas de talentos, exemplo a ferramenta 9-Box!

Em vez de reuniões individuais para cada gerente, sugerimos considerar as opções abaixo:

Pequenas e Médias Empresas (10 a 250 colaboradores):

o Workshops trimestrais (4 por ano), facilitar as discussões e garantir a coerência com a ferramenta de 9 caixas (fonte: melhores práticas baseadas na eficiência das reuniões).

o One-on-Ones (1-1s) com o Gerente chave (2-4 por ano), discutir desafios específicos ou necessidades de desenvolvimento de funcionários com gerentes de grandes equipes ou funções complexas.

Grandes Empresas (+ de 250 colaboradores):

o Treinamento Departamental: Treinar representantes de RH dentro dos departamentos para gerenciar a ferramenta de 9-Box para suas equipes.

o Workshops semestrais em toda a empresa (2 por ano): Reforçar a compreensão e abordar as preocupações emergentes.

o Individual direcionado (conforme necessário): Agendar reuniões com líderes de departamento ou gerentes que enfrentem problemas específicos.

Reuniões dos Gerentes com os Colaboradores

Acompanhamento do Processo de Desenvolvimento!

Devemos nos concentrar nos tipos de reunião “líder-funcionário” para discutir o progresso e as metas de desenvolvimento de cada colaborador, logicamente alinhadas com as metas de cada área e as metas macro da empresa.

Aqui estão algumas frequências sugeridas, tendo em mente as fontes para as melhores práticas:

Pequenas e médias empresas:

Sugestão check-ins mensais para 1:1s (12 por ano) para a maioria dos funcionários e ajuste com base nas necessidades individuais.

Grandes Empresas:

Sugestão bimestral para 1:1s (6 por ano) como linha de base, com reuniões adicionais para funcionários de alto potencial ou que precisam de mais suporte.

Participação da área de Gestão de Talentos

Acompanhar o desempenho e o desenvolvimento, motivar e criar incentivos, engajar e reter talentos!

Estas reuniões de acompanhamento são a base do desenvolvimento e controle do desempenho dos colaboradores, sem elas corremos o risco de não percebemos quedas de desempenho e nem acompanhar de maneira adequado o desenvolvimento de cada indivíduo, bem como, não seremos capazes de identificar os talentos em tempo real, o que pode aumentar o risco de sua perda.

A participação de pessoas da área de Gestores de Talentos (RH) deve ser próxima e ativa, para unificar as práticas, resguardar a cultura da empresa e auxiliar no desenvolvimento dos líderes e seus colaboradores.

É recomendado que estejam presentes ao máximo de reuniões possíveis, dentro da disponibilidade, sendo que a sugestão é que sua participação deve ser de 3 a 4 vezes por ano, dependendo do tamanho da empresa e principalmente do nível de desenvolvimento e maturidade da liderança, pois quando os líderes ainda não são muito experientes ou não estão plenamente capacitados a fazer a gestão das pessoas de maneira positiva e eficiente, isso requer muito mais atenção e suporte por parte da área de Gestão de Talentos.

Considerações adicionais:

Cultura da Empresa:

Adaptar-se a abordagem à cultura de cada empresa.

Culturas mais abertas podem se beneficiar de discussões em grupo mais frequentes, enquanto outras podem preferir check-ins individuais.

Iniciativas de desenvolvimento:

Reuniões adicionais podem ser necessárias para programas de desenvolvimento específicos, dependento de sua complexidade e nível de experiência a competências dos líderes e equipes.

Coletar feedback:

Solicite regularmente feedbackde gerentes e funcionários para garantir que o sistema esteja funcionando de maneira eficaz e se ajuste conforme necessário.

A participação ativa de todos, torna o processo de todos e assim tudo flui mais facilmente e os benefícios são maiores.

Lembre-se:

Estas são recomendações gerais e, portanto, a frequência e os tipos de reuniões precisam ser adaptadas com base as necessidades e o contexto específicos da cada empresa.

Fontes:

· Society for Human Resource Management (SHRM) [https://www.shrm.org/], enfatiza a qualidade em detrimento da quantidade nas reuniões com foco em priorizar reuniões bem conduzidas com metas claras e itens de ação em detrimento de reuniões frequentes e improdutivas.

· Harvard Business Review (HBR) [https://hbr.org/], oferece artigos sobre estruturas de reuniões eficazes para diferentes propósitos, sugere utilizar ferramentas como pesquisas, formulários de feedback e plataformas de gerenciamento de projetos podem reduzir as necessidades de atendimento.

· Forbes [https://www.forbes.com/], os artigos da Forbes oferecem dicas práticas para tornar as reuniões mais eficientes. Artigos como “Como fazer com que as reuniões sejam importantes” e “As 5 maiores perdas de tempo nas reuniões (e como evitá-las)” fornecem etapas práticas para melhorar a eficácia das reuniões. Ao combinar os princípios destas fontes respeitáveis e as melhores práticas em geral, formulei o conceito de “melhores práticas baseadas na eficiência do cumprimento” utilizado nas recomendações anteriores. 15 melhores práticas para criar uma cultura de reunião corporativa eficaz [ https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/12/19/how-to-conduct-much-better-performance-reviews/], este artigo menciona práticas recomendadas, mas não especifica a frequência.

· Gartner [https://www.gartner.com/en], os relatórios de pesquisa do Gartner sobre tendências de gestão de capital humano (HCM) podem fornecer insights sobre como as empresas líderes estão abordando reuniões e estratégias de comunicação.

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